Политика обработки персональных данных

Редакция и дата утверждения: [ЗАПОЛНИТЬ: дата утверждения и реквизиты приказа/решения]
Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «ЭкоКомп» (ООО «ЭкоКомп»), ИНН 3904601593, ОГРН 1083925013622, КПП 390601001, адрес: 236023, г. Калининград, ул. Третьяковская, д. 4 (далее — Оператор).

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика является общедоступным документом Оператора и раскрывает сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных субъектов, чьи персональные данные обрабатываются Оператором.

1.2. Политика распространяется на все персональные данные, которые Оператор получает через сайт корпоративного отдела (далее — Сайт), а также иными способами в ходе заключения и исполнения договоров поставки, сервисного обслуживания и участия в закупочных процедурах.

1.3. Основные понятия используются в значениях, определённых статьёй 3 Федерального закона № 152-ФЗ.

1.4. Использование Сайта означает согласие с настоящей Политикой в части обработки обезличенных данных. Персональные данные обрабатываются только после того, как субъект дал согласие, отметив соответствующий чекбокс в форме.

2. Правовые основания обработки

2.1. Оператор обрабатывает персональные данные на следующих правовых основаниях:

• согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (пункт 1 части 1 статьи 6 № 152-ФЗ) — при отправке форм на Сайте;
• исполнение договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а равно заключение договора по инициативе субъекта (пункт 5 части 1 статьи 6 № 152-ФЗ);
• исполнение возложенных на Оператора обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в том числе налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учёте (пункт 2 части 1 статьи 6 № 152-ФЗ);
• осуществление прав и законных интересов Оператора при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта (пункт 7 части 1 статьи 6 № 152-ФЗ).

2.2. Иные правовые основания, применимые к деятельности Оператора: [ЗАПОЛНИТЬ: иные основания, если применимо — учредительные документы, лицензии, локальные акты].

3. Цели обработки

• обработка обращений и заявок, поступивших через формы Сайта, и обратная связь с обратившимся лицом;
• подготовка и направление коммерческих предложений и спецификаций;
• заключение, исполнение и прекращение договоров поставки и сервисного обслуживания, оформление отгрузочных и платёжных документов;
• участие в закупочных процедурах по Федеральным законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ и исполнение контрактов;
• рассмотрение гарантийных и сервисных обращений, ведение реестра гарантийных обязательств;
• исполнение требований законодательства Российской Федерации.

3.1. Обработка персональных данных для целей рекламы и продвижения товаров и услуг осуществляется только при наличии отдельного согласия субъекта.

4. Категории субъектов и состав обрабатываемых данных

4.1. Категории субъектов: посетители Сайта, оставившие заявку; представители юридических лиц и индивидуальные предприниматели — контрагенты Оператора; покупатели оборудования, обращающиеся за гарантийным обслуживанием.

4.2. Через формы Сайта Оператор обрабатывает следующие персональные данные:

• фамилия, имя, отчество (либо имя, которым представился субъект);
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• наименование и ИНН организации, которую представляет субъект, — сведения о юридическом лице, обрабатываемые совместно с данными его представителя;
• сведения, которые субъект добровольно сообщает в свободном текстовом поле заявки (потребность, комментарий, ссылка на закупочную процедуру);
• серийный номер оборудования — при проверке гарантии.

4.3. Оператор не обрабатывает через Сайт специальные категории персональных данных (раса, национальность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь), а также биометрические персональные данные. Оператор просит не указывать такие сведения в свободных текстовых полях.

4.4. Оператор не осуществляет обработку персональных данных несовершеннолетних и не адресует Сайт таким лицам.

5. Файлы cookie и сервисы статистики

5.1. Сайт использует файлы cookie, необходимые для его работы. Пользователь вправе запретить сохранение cookie в настройках браузера; при этом отдельные функции Сайта могут стать недоступны.

5.2. Сервисы веб-аналитики, используемые Оператором, и обрабатываемые ими данные: [ЗАПОЛНИТЬ: перечень счётчиков и сервисов аналитики — например, Яндекс.Метрика; либо «не используются»].

6. Порядок и способы обработки

6.1. Обработка осуществляется как без использования средств автоматизации, так и с их использованием, и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение.

6.2. Базы данных, содержащие персональные данные граждан Российской Федерации, находятся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 № 152-ФЗ). Место размещения баз данных и сведения о хостинг-провайдере: [ЗАПОЛНИТЬ: наименование хостинг-провайдера / ЦОД и адрес размещения серверов на территории РФ].

6.3. Трансграничная передача персональных данных: [ЗАПОЛНИТЬ: «не осуществляется» либо перечень государств и оснований передачи].

6.4. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только на основании договора поручения обработки, содержащего перечень действий и обязанность соблюдать конфиденциальность, либо на основании требования закона. Перечень лиц, которым поручена обработка: [ЗАПОЛНИТЬ: перечень обработчиков — CRM, хостинг, служба доставки, оператор ЭДО; либо «поручение обработки не осуществляется»].

7. Сроки обработки и хранения

7.1. Персональные данные обрабатываются не дольше, чем этого требуют цели обработки.

7.2. Данные, полученные через формы Сайта и не приведшие к заключению договора, хранятся в течение срока: [ЗАПОЛНИТЬ: срок хранения заявок, например «1 год с даты обращения»], после чего уничтожаются или обезличиваются.

7.3. Данные, связанные с исполнением договоров, хранятся в течение сроков, установленных законодательством о бухгалтерском учёте и архивным законодательством.

7.4. Согласие может быть отозвано субъектом в любой момент способом, указанным в разделе 9. При отзыве согласия Оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок, не превышающий 30 дней, за исключением случаев, когда обработка продолжается на ином правовом основании.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект вправе:

• получать сведения, касающиеся обработки его персональных данных, в объёме части 7 статьи 14 № 152-ФЗ;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они неполны, устарели, неточны, незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в судебном порядке.

8.2. Запрос субъекта рассматривается в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением субъекта.

9. Меры по защите и контакты

9.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, предусмотренные статьёй 19 № 152-ФЗ: назначение ответственного за организацию обработки, издание локальных актов, ограничение и учёт доступа, резервное копирование, применение средств защиты информации, оценка вреда и контроль принимаемых мер.

9.2. Ответственный за организацию обработки персональных данных: [ЗАПОЛНИТЬ: должность и Ф. И. О. ответственного].

9.3. Сведения об уведомлении уполномоченного органа об обработке персональных данных: [ЗАПОЛНИТЬ: номер и дата записи в реестре операторов Роскомнадзора либо основание, по которому уведомление не подавалось].

9.4. Обращения по вопросам обработки персональных данных, включая отзыв согласия, направляются:

• на адрес электронной почты b2b@coxo.ru;
• почтой по адресу Россия, 236023, Калининградская обл., г. Калининград, ул. Третьяковская, д. 4;
• по телефону [ЗАПОЛНИТЬ: телефон ответственного лица].

9.5. Обращение должно содержать сведения, позволяющие идентифицировать субъекта (часть 3 статьи 14 № 152-ФЗ), и подпись субъекта или его представителя.

10. Изменение Политики

10.1. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Действующая редакция постоянно доступна на этой странице.

10.2. Предыдущие редакции предоставляются по запросу по контактам из раздела 9.

Документ подготовлен как типовой и требует заполнения полей, отмеченных как [ЗАПОЛНИТЬ: …], а также юридической проверки перед публикацией.